Regulamento Interno da UCENS
Deliberações de Reuniões de Diretoria Executiva
1. OBJETIVO
O Regulamento Interno da União Cultural e Esportiva Nipo-Brasileira de Sorocaba (UCENS) tem por objetivo:
• Definir sua Organização e Estrutura
• Disciplinar o uso e manutenção de suas instalações
• Tornar as diretrizes menos pessoais.
• Regulamentar as atividades da sociedade
• Estimular o exercício da cidadania
• Promover a integração e confraternização entre todos os associados.
• Estabelecer canais de comunicações entre a Diretoria, funcionários e associados.
• Servir de base para os regulamentos internos de cada departamento
Fundamento deste regulamento: O respeito ao próximo é a garantia de um convívio saudável.
O Regulamento Interno rege regras complementares e não definidas no Estatuto da UCENS. Em caso de dúvida o Estatuto deve sobrepor as regras do Regulamento Interno.
2. ORGANIZAÇÃO E ESTRUTURA
Diretoria Executiva
A diretoria da UCENS é composta por membros estatutários e diretores de cada departamento.
Membros estatutários – Presidente, Primeiro e Segundo Vice-Presidentes, Diretor e Vice-Financeiro, etc. São eleitos anualmente pela Assembléia Geral Ordinária.
Diretores de Departamento – são eleitos pelo associados do departamento anualmente.
Os departamentos são financeiramente auto-sustentáveis e independentes. Tem autonomia setorial, porém a responsabilidade legal é da UCENS.
Os diretores dos departamentos são funcionalmente subordinados ao Presidente e os departamentos esportivos ao 1º Vice-Presidente.
A partir de janeiro de 2019, conforme ata de reunião ordinária de 28 de novembro de 2018, o 1° vice presidente será o responsável pela Sede Campestre I, e o 2° Vice presidente será responsável pela Sede Campestre II.
Os Departamentos existentes são: Beisebol, Fujin, Futebol, Gueitebol, Karaokê,Mallet Golf, Nitigo, Roojin, Shogui, Taikô, Tenis de Campo, Tênis de mesa e Judô.
Os novos departamentos formados serão aprovados pela diretoria executiva e inseridos na imediata alteração do Estatuto.
O 1º Vice-Presidente deverá convocar pelo menos uma reunião bimestral com os diretores de esportes para coordenar as atividades esportivas.
Os ativos incorporados aos departamentos pertencem a UCENS.
As pessoas contratadas pelos departamentos, como exemplo professores, devem assinar um contrato de prestação de serviço (está a disposição na secretaria) e apresentar a diretoria da UCENS para aprovação em reunião mensal.
3. CALENDÁRIO
O calendário da UCENS será planejado na primeira reunião da diretoria executiva do ano considerando primeiro as necessidades próprias, depois o da UCES (União Cultural e Esportiva Sudoeste), em seguida as dos departamentos, sócios e não sócios.
Eventos tradicionais patrocinados pela UCENS que devem fazer parte do calendário. Undokai em Maio, Festa Julina em Julho, Missa aos Antepassados e Bon-Odori em Agosto, Engueikai/Keirokai em Setembro e Shinnenkai no primeiro domingo de Janeiro.
Os diretores de cada departamento serão apresentados à sociedade no evento do Shinnenkai, portanto há necessidade dos departamentos escolherem seus diretores antes do último dia do ano.
4. REUNIÕES
As reuniões de diretoria serão sempre na última quarta feira do mês e do Vice-Presidente com os departamentos de esportes na segunda quarta-feira dos meses ímpares.
Na reunião executiva é necessário o comparecimento de todos os diretores de departamentos ou suplentes indicados pelos diretores. Nas votações terão direito de voto somente os diretores ou um único suplente.
O sócios podem participar livremente da reunião da diretoria executiva. Se estiver interessado em discutir algum assunto específico deverá avisar a secretaria com antecedência de 24 horas para se colocar na pauta de discussões.
5. UTILIZAÇÃO DAS INSTALAÇÕES
Respeitar as regras de utilização de cada instalação.
A Sede Central, Campestre I e Campestre II tem instalações especificas de utilização dos associados do departamento. Outras instalações são de utilização em comum, como:
Sede Central – salão. Podem ser utilizados pelos departamentos nos dias da semana conforme definido no calendário. No final de semana serão locados conforme segue:
1) associados: um salário mínimo
2) departamentos: meio salário mínimo
3) não-sócios: três salários mínimos
4) diversos fins de uso (4 h): meio salário mínimo
Na locação fica incluído mesas e cadeiras disponíveis no salão, devendo no ato da contratação receber 50% do valor e o restante na data que antecede o dia do uso.
A cozinha é de responsabilidade do Fujin-bu e da caseira.
Sede Campestre I: campo de futebol e ginásio.
Locação:
1) departamentos: contribuição espontânea
2) sócios: um salário mínimo
3) não sócios: três salários mínimos
4) sub-locação de atividades que geram rendas, serão cobrado 10% sobre o faturamento bruto ou com o mínimo de 1/3 do salário mínimo.
O estacionamento: será permitido somente fora do campo de futebol e beisebol, exceto nos dias do Undokai e do Bon Odori, ou com a autorização do presidente.
Sede Campestre II: piscina, quiosque, campo de futebol society, quadra de voleibol, playground, pista de caminhada, casa pré-construída.
Dos convidados de associados (no máximo de 20 pessoas) será cobrado uma taxa no valor de meio salário mínimo. O associado deverá fazer a reserva e pagar antecipadamente.
Uso do quiosque: Somente para departamentos. Sem custo.
Uso da Piscina: Uso livre apenas para associados e dependentes.
6. HORÁRIO DE UTILIZAÇÃO
Sede Central – 8:00h às 22:00h (segunda a sábado) e 8:00 às 18:00h (domingo)
Sede Campestre I e II – 8:00h às 18:00h (terça a domingo)
Horário de funcionamento da Secretaria:
Segunda a quinta-feira-8:00 às às 18:00 h
Na Sexta-feira – Das 08h00às 17h00
As exceções devem ter autorização do presidente.
7. ATRIBUIÇÕES DOS FUNCIONÁRIOS DA UCENS
Secretária
• Recebimento e envio de correspondências
• Recebimentos e pagamentos conforme a autorização da tesouraria, como recebimento de mensalidade e pagamentos diversos.
• Pagamento dos salários dos funcionários
• Controle do Caixa
• Compra de materiais para a Sede Central
• Recebimento de ficha de inscrição novo sócio, afastamento ou desligamento.
• Emissão de carteirinha da Ucens
• Emissão dos boletos bancários
• Controle de pagamentos de mensalidades
• Passar avisos de falecimentos de sócios para os kutios
• Elaboração de textos e planilhas no computador
• Checagem diária do e-mail
• Contato com outras associações para troca de informações e atualizações de dados
• Manter o presidente informado de todos os acontecimentos da Sede Central
• Atualizações do banco de dados da Ucens
• Elaborar e enviar o Informativo
• Emitir 2(dois) convites à diretoria das industrias ligadas à colônia, como também a prefeito, presidente da câmara de vereadores e secretaria especifica ao evento; como Undokai, Bon-Odori, Shinnenkai, Kasato Maru.
Fica determinado a partir de março de 2020 que a secretária que participar na reunião de diretoria terá folga no período da tarde na sexta feira da mesma semana.
• Controle das mensalidades obedecendo aos seguintes critérios:
1. até 3(três) meses atrasados ( 2 boletos) – sem juros
2. mais de 3 (três) meses (2 boletos) – cobrança de 5% de juros ao mês
3. mais de 7 meses atrasados (4 boletos) – cancelamento automático
Caseiro da Sede Campestre I
– Manter o Presidente informado de todos os acontecimentos do local
– Revisão e manutenção da rede de esgoto;
– Revisão e manutenção da rede elétrica;
– Revisão e manutenção do muro;
– Revisão e manutenção do alambrado;
– Revisão e manutenção de portas e portões;
– Revisão e manutenção do de válvulas hidras;
– Limpeza das canaletas de água;
– Limpeza dos banheiros;
– Limpeza da cozinha;
– Limpeza dos campos de gateball;
– Limpeza da calçada externa;
– Limpeza da caçada das arquibancadas;
– Limpeza das calhas;
– Limpeza da caixa d’água;
– Limpeza do vestiário;
– Serviço de pintura;
– Serviço de encanamento geral;
– Serviço de reforma do gateball (uma) vez por ano;
– Capinar o campo de baseball;
– Cortar a grama do campo;
– Rastelar a grama do campo;
– Lavar a quadra do ginásio;
– Capinar atrás do campo de futebol;
– Recolher os lixos em geral;
– Organização dos quartinhos e depósitos;
– Revisão de extintores;
– Montagem de palco das festas (Bon-Odori, Festa do Chopp, etc);
– Decoração do Tiotim;
– Poda das arvores;
– Limpeza de entulho;
– Dedetização de formigas e cupins;
– Retirada de pragas do campo (mato, branqueara, etc);
– Atendimento e assistência aos associados nos horários estipulados de trabalho;
– Lavagem das calçadas, escadas e janelas;
– Compra de materiais de construção;
– Compra de materiais de limpeza;
– Compra de material elétrico;
– Horário de serviço: terça-feira à sábado das 8:00 h às 12:00 h e das 14:00 h às 18:00 h e domingo das 8:00 h às 12:00 h.
Caseiro da Sede Campestre II
1. Cuidar da segurança da propriedade
2. Limpar diariamente a piscina
3. Regar as plantas e flores
4. Lavar pelo menos uma vez por semana os quiosques e vestiários
5. Manter as gramas cortadas
6. Manutenção preventiva das instalações e equipamentos
7. Horário de serviço: quarta-feira à domingo das 8:00 h às 12:00 h e das 14:00 h às 18:00 h e terça-feira das 8:00 h às 12:00 h.
Porteiro da Sede Campestre I
1. Controle de entrada dos sócios
2. Vigilância dos automóveis dentro do estacionamento
3. Horário de serviço: sábado e domingo das 8:00 horas às 17:00 horas
Caseira da Sede Central
1. Lavar salão, 2º andar, banheiros, cozinha e corredores externos pelo menos 2 vezes ao mês
2. Manter limpa todas as dependências
3. Fazer reposição material dos banheiros
4. Recolhimento do lixo
8. MEIO AMBIENTE, SEGURANÇA E HIGIENE
• Os associados têm o dever de respeitar o meio ambiente conforme as seguintes recomendações:
• Lixo – jogar nos locais apropriados conforme o tipo. Quando encontrar lixo fora do lugar, favor jogar no local adequado. Dê exemplo e recomende aos distraídos.
• Compostagem. Sobras de comida, restos de podas de árvores e esterco de animais devem ser transformados em adubo.
• Árvores e Flores.
• Não danificar e nem retirar para levar para casa. Plantar em locais previamente aprovados.
• Som – Utilizar altura que não incomode os outros associados.
• Água – Utilizar racionalmente para não haver desperdício. Na Sede Campestre II, usar preferencialmente a água do poço do rio para regar plantas e gramas.
• A prevenção de acidentes nas utilizações das instalações devem ser prioridades. Mantê-los adequadamente limpos é uma obrigação.
• Animais – É proibido entrar com animais. Eles respeitam o dono, mas podem ser perigosos para os outros associados.
9. MENSALIDADE / TAXAS / CONTRIBUIÇÕES
Mensalidade: R$ 80,00 por mês cobrados mensalmente a partir de maio/2020.
Sócio Junior: R$ 40,00
Taxa de Inscrição: Isento. Mas solicita-se a cobrança de três mensalidades antecipadamente.
A UCENS não participará dos valores cobrados pelos professores contratados pelos departamentos. Cada departamento se responsabilizará pela cobrança dos alunos e depois transferir para o professor.
10. ALTERAÇÃO DO REGULAMENTO INTERNO
O Presidente alterará livremente o Regulamento Interno desde que seja aprovada por mais de 75% dos membros da Diretoria executiva da reunião mensal.
